Broneerimiskalender kodulehele

Kõige olulisem on, et koduleheküljele broneerimislahenduste valmistamine aitab teha igapäevase broneeringute haldamise olulisel määral lihtsamaks ja muuta rutiinsed tegevused automatiseerituks. Lisaks aitavad kodulehel näha olevad andmed klientidel leida lihtsal ja arusaadaval viisil neile sobivaimad valikuvariandid.

Mõjusa kodulehe valmistamisel tasub kindlasti silmas pidada, et suur osa põhjamaiselt kinnise loomuga inimesi ei armasta ise väga kontakti võtta, et lisaküsimusi küsida. Suhtlusbarjääre saab kodulehel selgemalt välja toodud andmetega õnneks siiski olulisel määral leevendada. Näitame siin selles artiklis, millised on erinevad võimalused broneeringute käsitsemiseks ja millisel määral on lahendatud ühel või teisel juhul andmete avaldamise küsimus.

Kindlasti tasub kodulehele broneerimislahenduse valmistamisel silmas pidada, et andmed ei pruugi olla alati täies mahus kõigile avalikud, sest mõnel juhul võivad liiga detailse info avaldamisega kaasneda negatiivsed mõjud. Näiteks saavad liiga avatud broneerimiskalendri valmistamise järel teie konkurendid palju paremini aimu, millist mõju on avaldanud teie viimatised kodulehe turundustegevused ning neid siis lihtsamini kopeerida. Enam kui kümne tegutsemisaasta jooksul oleme tüüpiliselt valmistanud kodulehtedele selliseid lahendusi (loetletuna lihtsamast keerukamateni):

• Broneerimisvorm on ainult info edastamiseks, broneeritud ajad ei ole näha
• Broneeritud ajad on näha, broneerija saab valida talle sobivaid vabu aegu
• Broneerimisvormis on lisaks aegadele ka lisateenused, erinevad ruumid
• Kalendris on näha lisaks broneeritud aegadele ka lisainfo broneerijate kohta

Enamikel juhtudel vaatab broneeringud sisuliselt üle administraator, olenevalt broneeringu kinnitamiseks vajalikust infost, ettemaksu laekumise tingimustest või vajadusest sõlmida kohandatum leping võib kinnitamine toimuda kahel viisil:

1. Broneerija postitab andmed ja aeg läheb automaatselt kohe broneerituks. Administraator vaatab broneerimisandmed peale seda üle ja kui midagi ei klapi tühistab broneeringu. Seda varianti on mõistlik kasutada tüüpbroneeringute puhul, kui andmed on standardiseeritud ja tühistamiste osakaal on väike.
2. Broneerimisandmed postitatakse esmalt administraatorile, kes kontrollib need sisuliselt üle, vajadusel küsib broneerijalt lisaandmeid, kontrollib üle ettemakse laekumise, vormistab personaalselt kohandatud lepingu vms. ja kinnitab broneeringu alles kõige lõpuks siis kui kõik tingimused on täidetud.

Sobivaim lahendus tuleneb otseselt broneerijalt oodatavast infost, maksesüsteemide integreerimise mõtekusest (püsikulud ja esmase liidestamise tasuvusaeg), lepingu standardiseeritavusest ja mitmesugustest broneeringute tühistamisteguritest.

Toome siinkohal illustreerituna ära neli broneerimislahendust, näitlikustame ja kirjeldame lähemalt, mille poolest nende kodulehele valmistamine üksteisest erineb ja mis on ühe või teise lahenduse kasutamise nende eelised.

1. Lihtne broneerimisvorm andmete saatmiseks

Üks lihtsamaid lahendusi on lisada kontaktivormi kuupäeva rida ja liidestada sellega kalendrist kuupäeva valik. Andmed postitatakse administraatorile, kes peab

broneeringute nimekirja veebileheküljest eraldi - olgu selleks siis näiteks pliiatsiga kalendermärkmikku kirjutades või eraldiseisvas tabelprogrammis. Tegemist on lihtsa ja töökindla lahendusega, mis on ka kasutajatele sirgjooneliselt arusaadav. Sellise broneerimissüsteemi valmistamine kodulehele on kõigist ülejäänud variantidest konkurentsitult kiireim ja vähima töömahuga. Töötavat prototüüpi vaata lähemalt Heleni külalistemaja broneerimisleheküljel. 

2. Lihtne broneerimivorm + Google kalender

Tegemist on kahe üksteisest eraldiseisva komponendiga, millest ühe kaudu postitavad külastajad soovitud broneerimisaegu ja teine on broneerimisvormist eraldiseisvalt toimetatav administraatori poolt.

Luues lehel www.google.com/calendar uue kalendri, tuleb see muuta seadetest avalikuks ("Share this calendar" => "Make this calendar public") ja lisada "Embed" kood enda kodulehel tekstiredaktori teise rea viimase nupu "HTML" kaudu kodulehele. Soovitav on ka seadistada lisatava kalendri laiuseks "Customize the color, size.." kaudu enda kodulehe sisuveeru laius, mis on enamasti vahemikus 480-635 pikselit. Kõik kalendrisse lisatud sündmused, märkmed, broneeringud jt. ilmuvad sellisel moel kodulehel nähtavale ning kõik külastajad võivad neid vajadusel vaadata. Vaata täpsemat juhendit, kuidas Google kalendrit kodulehele lisada siin.

Lahenduse eelised

Lihtne ja töökindel, Google kalendri funktsionaalsused on hästi välja arendatud, enamiku kasutajate jaoks on kasutamine tuttavlik ja kalendri töökindluse eest hoolitsevad ka tulevikus Google tehnikud.

Google kalendri kasutamisel on ka mõned puudused

Näiteks ei ole broneerimisvorm reaalajas kalendriga automaatselt seotud, vaid need tuleb administraatoril kalendrisse lisada. Samas, on see suhteliselt marginaalne probleem juhul kui iga broneeringu andmed vaadatakse tavapäraselt enne kinnitamist kindlasti üle ja administraatori kinnitus on niikuinii vajalik.

3. Integreeritud broneerimislahendus

Enamasti on broneerimisel vaja küsida mitmesuguseid lisaandmeid, et määratleda selgemalt broneeringu ajalist kestvust ning broneerija täpsemaid eelistusi tellitavate lisateenuste osas. Toome näite Tartu Üliõpilasmaja poolt tellitud broneerimiskalendrist, milles on näha konkreetseks kuupäevaks broneeritud ruumid ja võimalus teha broneeringut vabadele ruumidele. Antud lahenduse puhul oli suureks väljakutseks näidata kalendris kompaktsel ja ülevaatlikul moel millisel kuupäeval on millised ruumid juba broneeritud. Töötasime välja värvilised markerid, mis on iga kuupäeva juures ja need indikeerivad kas ruum on vaba (roheline) või broneeritud (oranž). Kalendris ei ole küll iga markeri juurde kirjutatud, millise ruumi kohta konkreetne kastike on, kuid need on samas järjekorras nagu kuupäevale klõpsates avaneval detailsemal vaatel. 

Broneerimisandmed salvestuvad veebipõhisesse andmebaasi, milles on administraatoril võimalus neid erinevates vaadetes sirvida, andmeid vajadusel üle toimetada ning broneeringuid kinnitada. Broneerijate poolt täidetud küsimustiku automaatne kandmine andmebaasi muudab administraatorite töö märgatavalt sujuvamaks, enamasti piisab kinnituseks vaid ühe linnukese lisamisest.

Tervikliku broneerimislahenduse eelised

Muudab töövoo oluliselt sujuvamaks ja vähendab administraatorite rutiinset töökoormust. Broneerijatel on kohe alguses täpne ülevaade, millised ruumid on millistel kuupäevadel vabad, ning broneerimisotsuseid on seega võimalus teha märksa täielikuma info põhjal.

Tööde mahukus ja hind

Keerukama, oluliselt funktsionaalsema, kuid samas kliendi vajadusetele täpsemalt vastava broneerimissüsteemi loomine on mõistagi lihtsast broneerimisvormist oluliselt mahukam töö, sest sisaldab nii andmebaasistruktuure, broneeringute ülevaatetabeleid kui ka andmebaasis olevate broneerimisandmete täiendamise-toimetamise funktsionaalsusi. Samas tuleb silmas pidada, et suurema organisatsiooni jaoks peituvad töövoo automatiseerimises mitmed võimalused püsikulude kokkuhoiuks ning kliendikommunikatsiooni avatumaks, täpsemaks ja efektiivsemaks muutmises. 

4. Reaalajas broneeringukalender

Neljas näide on kolmandast veelgi automatiseeritum ja kasutajate poolt postitatud andmed ilmuvad broneeringukalendris nähtavale koheselt, peale broneerijate poolt broneeringute tegemist. Bronto mängutoa bronto.ee aegade broneerimiseks saab kalendris valida vabade aegade vahel, millele klõpsates saab siirduda broneerimisankeeti täitmise lehele. Broneeringud on vabadest aegadest erineva väljanägemisega ega ole enam klõpsatavad. Administraatoril on mõistagi võimalused nii broneerimisandmete toimetamiseks kui ka broneeringute kustutamiseks.   

Kõigile osapooltele selguse huvides näidatakse kalendris konkreetse aja broneerinud sünnipäevalapse nime. See aitab nii administraatoril sünnipäevapidusid ülevaatlikustada ja paremini omavahel eristada kui annab ka broneerijale selgelt märku, et broneering on edukalt postitatud ning süsteemi salvestatud.

Näiliselt lihtsa pealispinna alla oli mitmeid olulisi tegureid, mis on sellise reaalajas broneeringute kuvamise juures kindlasti tähtsad. Esmalt peab olema võimalik piisavalt hästi filtreerida robotite poolt postitatavat spämmi ja lubada süsteemi salvestada ainult reaalsete inimeste poolt tehtavaid broneeringuid.

Reaalajas nähtavale ilmuvate broneeringute puhul on mõistagi võimalus ebatäpsuste ja eksitavate andmete postitamiseks. Nende piisavalt kiireks ja paindlikuks muutmiseks on oluline administraatorile broneeringutest märku andmine. Mõistagi on sellise lahendus juures oluline nii broneeringute toimetamise, nihutamise kui ka kustutamise võimalused.

Olulisi nüansse on veelgi, näiteks on broneerimisvormis eraldi väli, et broneerija kinnitab enda nõustumist sünnipäevalapse nime avaldamisega kalendris. 

Vajad kodulehekülge ja broneeringukalendrit?

Pakume nii võimalust luua täiesti uus, kaasaegsete sisuhaldusvõimalustega kodulehekülg ja arendada sellele täpselt sinu vajadusi täitev broneerimislahendus kui ka broneerimiskalendrite lisamist olemasolevatele kodulehekülgedele. Vaata lisaks allpool olevaid artikleid, et selgitada mõtteid millist kodulehekülge täpsemalt vajad. Erilahenduste osas läbi rääkimiseks helista või saada e-maili teel enda kirjeldus kontaktilehel oleval aadressil. Kui plaanid tellida uue kodulehekülje või olemasoleva uuendamist, siis soovitame kirjeldada enda vajadusi tellimise lehel oleva vormi kaudu.

Telli broneerimiskalender siin